En 2022, près de 8 PME françaises sur 10 ont démarré leur transition numérique.
Si tant d’entreprises se lancent dans la transformation digitale, c’est parce qu’elles en attendent le maintien voire la croissance de leur Chiffre d’Affaires, une plus grande compétitivité et l’amélioration de la relation avec leurs clients.
Vous êtes en pleine réflexion sur ce sujet ou vous avez déjà démarré la transition numérique de votre entreprise? Conjuguant parfaitement transition numérique et support informatique et digital, voici la méthode utilisée par NumiConsult pour faire de ce projet une vraie réussite.
Le cas de la transformation digitale d’une société de services
Une société de services travaille depuis plusieurs années en mode silo, avec une circulation verticale descendante des informations. L’essentiel de son Chiffre d’Affaires repose sur la facturation du temps passé.
Pour réaliser des gains de temps et améliorer la productivité, cette organisation en silo doit être abandonnée au profit du collaboratif. De nouveaux outils numériques comme Slack et Google Drive sont choisis et implantés dans le but d’atteindre plusieurs objectifs :
1.Pour la société de services
- Optimiser le temps passé sur chaque projet pour augmenter la marge et renforcer sa compétitivité
- Installer une dynamique de travail en mode projet qui facilite la circulation de l’information
- Générer davantage d’opportunités d’affaires
2. Pour ses clients
- Obtenir plus rapidement le service attendu.
- Être au courant en temps réel de l’avancement des travaux
- Bénéficier d’une tarification plus avantageuse
Cependant, ces nouveaux outils internet collaboratifs posent des problèmes d’adaptation et conduisent à des effets contre productifs : d’importantes pertes de temps pour les comprendre, une absence d’appropriation, une utilisation inefficace, une impression de confusion dans la gestion de la société, un manque d’implication, un sentiment de handicap, et finalement l’abandon des outils ….
Alors, voici comment nous accompagnons ces changements.
1. Le pré diagnostic numérique
Pas de transformation acceptée sans la prise en compte de tous les problèmes informatiques ou digitaux qui se posent et l’étude globale des systèmes d’informations de l’entreprise. L’objectif est de lever les freins au changement par le questionnement et l’écoute sur la situation actuelle.
Pour cela, nous utilisons une trame de diagnostic reprenant les points suivants:
- Quelles sont les problèmes les plus fréquents ?
- De quoi est constitué votre parc informatique et digital? Les versions logiciels sont elles à jour ?
- Sur quels matériels ou logiciels, de quel type, à quelle fréquence, depuis combien de temps, quels sont les éléments qui ont changé ? …
On en profitera pour s’assurer que les moyens nécessaires à la sauvegarde et la protection de vos données et de celles de vos clients sont en place.
2. L’analyse des besoins numériques futurs
Le choix et la mise en place d’outils collaboratifs comme Slack et Google Drive sont le premier pas vers la transformation digitale de la société. Des évolutions sont prévues dans l’année avec l’intégration d’un nouveau CRM en no code, AirTable, pour accompagner la croissance à moindre frais. Alors, pour ne rien oublier et préparer au mieux ces prochains changements, nous posons les questions telles que:
- Quels sont les projets informatiques ou digitaux en cours ou à court moyen terme ?
- A quelle échéance doivent-ils être mis en place ?
- Comment cela doit impacter votre entreprise et vos collaborateurs ?
3. La mise en place du support et des formations
En fonction des spécificités révélées dans les deux étapes précédentes, nous sélectionnons les professionnels pour une assistance aux postes de travail sur les outils Slack, Google Drive et Air Table.
Ces changements induisant davantage d’utilisation internet, nous suggérons d’y adjoindre des experts en sécurité informatique et protection des données personnelles, qui répondront à toute question ou demande de conseil.
A chaque difficulté rencontrée avec un outil, une interface de discussion sur notre plateforme, permet aux équipes de solliciter l’expert concerné pour une explication en visio ou par téléphone.
Des formations individuelles sont aussi proposées pour accompagner les collaborateurs les moins à l’aise sur un ou plusieurs outils.
Ainsi, ce coaching individuel amené par nos actions auprès des collaborateurs, place l’entreprise dans un mouvement d’amélioration continue vers l’atteinte des objectifs de transition numérique.
4. La mesure et le suivi des résultats
Nous comptabilisons chaque intervention, le domaine d’expertise sollicité, le problème traité, les progrès observés et le temps passé.
Avant et après chaque intervention, l’expert réalise aussi une mesure d’impact : niveau d’autonomie, de confiance, de bien être au travail.
Ainsi, vous obtenez un rapport mensuel avec suivi des données consolidées et par collaborateurs.
5. Le retour sur investissement
Peut-on mesurer le succès d’une transformation numérique ? Oui, le ROI (Return On Investment) d’une transformation numérique se mesure. Il est important pour cela d’établir, en amont, les indicateurs clés que vous souhaitez surveiller, et de faire un point régulier sur leurs évolutions.
Ces indicateurs peuvent être financiers (chiffre d’affaires, marge…). Des indicateurs importants peuvent aussi concerner l’efficacité et le bien-être les collaborateurs en prenant en compte la baisse du nombre de problèmes et l’impact social de notre accompagnement.
Pour conclure, l’accompagnement aux changements est central dans la réussite de la transition numérique d’une entreprise ! Il permet d’impliquer et d’entraîner les collaborateurs afin qu’ils s’approprient voire maitrisent les nouveaux outils dans un temps record.
L’assistance informatique et digitale que nous proposons, joue donc un rôle primordial dans la réussite de la transition numérique d’une société de services.
Vous êtes une société de services et vous menez un projet de transition numérique. Pour appliquer la méthode présentée dans cette étude de cas à votre entreprise, le mieux ce serait que l’on vous contacte.
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