Projet GED : simplifiez votre gestion documentaire
Alors que le gestion des documents devient complexe, le projet GED se présente comme une solution efficace et indispensable. Grâce à ce projet GED, vous allez découvrir comment optimiser vos processus documentaires tout en gagnant en efficacité et en sérénité.
Préparez-vous à transformer le quotidien professionnel de vos collaborateurs et vous-même avec ces 4 étapes incontournables en gestion de projet numérique : les besoins, les solutions, la formation, le suivi et l’amélioration.
Et pour compléter cet article, découvrez l’interview podcastée de Françoise, une consultante IT en simplification numérique, spécialiste de la GED et récemment référencée chez nous.
- Évaluez vos besoins documentaires
- Choisissez la solution GED adaptée
- Formez vos collaborateurs
- Suivez et améliorez continuellement
- Francoise Lanier met ses compétences de la Gestion électronique de Documents au service des PME
1. Évaluez vos besoins documentaires
Identifiez les types de documents que vous gérez quotidiennement. Qu’il s’agisse de factures, contrats ou rapports, chaque projet GED nécessite une analyse détaillée.
Déterminez les volumes de documents à traiter. Cela vous permettra de choisir la solution la plus adaptée.
Analysez les processus actuels de gestion documentaire. Notez les points faibles et les axes d’amélioration.
Identifiez les types de documents à gérer, les utilisateurs et les flux de travail existants pour adapter la solution GED à vos besoins spécifiques
Identifiez les types de documents à gérer. Cela inclut les devis, factures, contrats ou rapports. Chaque type de document a ses propres caractéristiques et exigences de gestion.
Déterminez les utilisateurs impliqués dans le projet GED. Qui créera, modifiera et consultera ces documents ? Connaître les utilisateurs aide à adapter la solution.
Analysez les flux de travail existants. Cartographiez les processus actuels. Cela permet d’intégrer la solution GED de manière fluide.
2. Choisissez la solution GED adaptée
Pour bien démarrer votre projet GED, identifiez vos besoins spécifiques en lien avec la solution à implanter. Analysez les fonctionnalités les plus adaptées pour votre entreprise.
Comparez les différentes solutions GED disponibles sur le marché. Évaluez leurs avantages et inconvénients. Prenez en compte les coûts et les services proposés.
Testez les solutions GED sélectionnées. Impliquez votre équipe. Assurez-vous que la solution choisie facilite la gestion documentaire au quotidien.
Comparez les logiciels disponibles en fonction de leurs fonctionnalités, coût, facilité d’utilisation et compatibilité avec vos systèmes actuels
Comparez les logiciels disponibles en tenant compte de leurs fonctionnalités. Chaque outil peut offrir des options variées adaptées à vos besoins spécifiques.
Évaluez le coût des différentes solutions. Certains logiciels proposent des abonnements mensuels, d’autres un paiement unique.
Examinez la facilité d’utilisation. Un projet GED réussi nécessite un outil intuitif.
Vérifiez la compatibilité avec vos systèmes actuels. Assurez-vous que le logiciel choisi s’intègre bien à votre infrastructure existante.
- Fonctionnalités
- Coût
- Facilité d’utilisation
- Compatibilité
3. Accompagnez et formez vos collaborateurs à l’adoption de ce nouveau processus de gestion documentaire
L’accompagnement et la formation de vos collaborateurs représentent une étape clé pour le succès de votre projet GED. Une bonne maîtrise des outils et des nouvelles procédures assure une adoption rapide et efficace.
Organisez des sessions de formation régulières. Pour la réussite de ce projet, des ateliers collectifs et une assistance informatique hotline en situation de travail, permettent à chacun de se familiariser avec le système à son rythme.
De plus, encouragez les échanges et le partage de bonnes pratiques entre collègues. Cela renforce l’engagement et facilite l’intégration de la gestion documentaire dans la routine quotidienne de votre équipe.
Organisez des sessions de formation pour familiariser vos équipes avec le nouveau système et assurer une transition fluide et efficace
Organisez des sessions de formation pour familiariser vos équipes avec le nouveau système. Cela permet une transition fluide et efficace.
Le projet GED nécessite une bonne compréhension des outils. Formez vos collaborateurs pour maximiser les bénéfices.
Des équipes bien formées s’adaptent rapidement. Le projet GED devient alors un véritable succès.
4. Suivez et améliorez continuellement
Le suivi régulier de votre projet GED est indispensable. Analysez les performances et identifiez les points à optimiser. Utilisez des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité de votre gestion documentaire.
Prenez en compte les retours des utilisateurs. Ils peuvent révéler des améliorations possibles. Adaptez votre système en fonction de leurs besoins pour garantir une utilisation optimale.
Restez informés des nouvelles technologies et pratiques. Intégrer ces éléments permet de maintenir votre projet GED à jour et performant.
Mettez en place des indicateurs de performance, recueillez des retours d’expérience et ajustez les processus pour optimiser l’utilisation de votre GED
Mettez en place des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité de votre projet GED. Identifiez les métriques clés telles que le temps de recherche de documents, le taux d’erreurs ou la satisfaction des utilisateurs.
Recueillez régulièrement des retours d’expérience auprès des utilisateurs. Analysez ces données pour identifier les points forts et les axes d’amélioration de votre projet GED.
Ajustez les processus en fonction des retours obtenus. Apportez des modifications pour optimiser l’utilisation de votre GED et garantir une amélioration continue.
5. Faire appel à un ou une professionnel (le) pour un projet GED
Consultante IT spécialisée en simplification numérique, Françoise Lanier met ses compétences au service des TPE PME
Dans ce nouvel épisode du podcast “Adoption numérique : tour du monde des initiatives”, Francoise Lanier, professionnelle nouvellement référencée sur NumiConsult se présente. C’est une consultante en informatique, spécialisée dans la simplification numérique.
Elle se spécialise dans la formation et l’accompagnement des petites entreprises. Son entreprise, Zenith a deux activités prinicpales :
- la formation, pour aider à se familiariser avec les outils Microsoft et Google. Françoise propose des formations sur divers sujets numériques (dématérialisation, synchronisation PC-smartphone, cybersécurité, RGPD), et facilite la conduite du changement.
Zenform privilégie l’utilisation de termes français et simplifie le jargon technique. - le conseil, en proposant des services variés comme le choix d’outils informatiques français voire européens (ex : YouSign, Sarbacane), la cybersécurité, l’audit des pratiques internes, le développement d’automatismes avec Excel, et la gestion documentaire (GED).
En savoir plus sur le parcours de Françoise: c’est une globe-trotteuse passionnée par les mathématiques et l’informatique depuis les années 80. Elle a façonné sa carrière de 35 ans dans ce domaine. Zenith, sa société, vise à résoudre les blocages et situations d’inconfort des entreprises face aux nouvelles technologies.
Lors d’une première consultation, Françoise écoute les besoins de l’entreprise pendant environ 30 minutes, puis propose des recommandations adaptées au budget et aux contraintes de l’entreprise.
Découvrez en fin d’épisode, KADICS la solution qu’elle a co-développé pour favoriser l’accueil de nouveaux arrivants dans les entreprises.
Pour consulter le profil de Françoise et prendre contact avec elle :